Privacyverklaring medewerkers

In het algemeen is het uw werkgever, die verantwoordelijk is voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Indien u vragen, opmerkingen of eventuele klachten hebt betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de Data Protection Coordinator van uw werkgever.

Voor BASF Antwerpen NV is dit:
Nick Oostvogels
Scheldelaan 600
2040 Antwerpen
België
Telefoon: +32 3 561 29 55
E-mail: mijnprivacy@basf.com

In het kader van de pensioenplannen, is BASF Antwerpen NV enerzijds en het BASF-pensioenfonds of de BASF-pensioenfondsen waartoe u behoort anderzijds (*) gezamenlijk verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Het is evenwel BASF Antwerpen NV die instaat voor de nakoming van de verplichtingen inzake gegevensbescherming uit hoofde van de toepasselijke wetgeving. Voor eventuele vragen, opmerkingen of klachten betreffende de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de pensioenplannen vragen we u dan ook u te richten tot de hierboven vermelde persoon.
De Data Protection Coordinator is de lokale vertegenwoordiger van uw werkgever. Hij fungeert als coördinator tussen de lokale organisatie en de Data Protection Officer van de BASF-groep.
 
(*) BASF Werknemers & Tariefbedienden OFP; BASF Kaderleden & Directie OFP; BASF Voorzorgsfonds OFP.”

Wij verwerken uw persoonsgegevens voornamelijk in het kader van uw tewerkstelling bij BASF Antwerpen NV De verwerking gebeurt dan ook hoofdzakelijk voor volgende doeleinden:

1. Aanwervings- en selectieprocedures;
2. Personeels- en loonadministratie en personeelsbeheer, in de ruime zin van het woord, waaronder in het bijzonder loonafwikkeling (incl. loonbeslag en schuldbemiddeling), onkostenvergoeding, werkplanning, werkorganisatie, verlofplanning, evaluatie, opvolging en loopbaanontwikkeling, training en opleiding, verzuim- en re-integratiebeleid en in dit verband de toepassing van de arbeids-, sociale en fiscale regelgeving in de meest ruime zin;
3. Sociale voordelen die BASF Antwerpen op collectieve wijze aan haar medewerkers aanbiedt zoals o.a. Pensioenplannen, Solidariteitsfonds, hospitalisatieverzekering, aanvullende verzekering privé-ongevallen;
4. Allerhande personeelsvoordelen die worden aangeboden of voortvloeien uit collectieve en/of individuele arbeidsovereenkomsten zoals o.a. maaltijdcheques, ecocheques, consumentenkortingen, aandelenplannen;
5. De wettelijke verplichtingen in het kader van veiligheid en gezondheid op het werk (de naleving van de Welzijnswetgeving in de ruime zin) o.a. diverse initiatieven rond het melden van onveilige situaties met het oog op het vermijden van ongevallen en het continu verbeteren van de veiligheidsbeleving en in dit kader tevens de wettelijke verplichte arbeidsongevallenverzekering;
6. Het gebruik van faciliteiten zoals vergaderlokalen, melding van storingen en aanvraag tot herstellingen, catering, de organisatie van dienstreizen, hotels en transport;
7. Het BASF Antwerpen-mobiliteitsbeleid (o.a. collectief busvervoer, leasewagens en het daarbij horende wagenreglement, het fietsleaseplan en het daarbij horende reglement);
8. Ondersteuning bij delegatie zoals o.m. op het vlak van huisvesting, verhuis, verzekeringen, school, visa en andere wettelijke toelatingen en verplichtingen (rijbewijs, werkvergunning, …), advies inzake fiscale en sociale gevolgen;
9. Het organiseren van bedrijfsevenementen zoals Sinterklaasfeest, recepties;
10. Beheer van bevoegdheden, logins, workflows en toegangsrechten onder meer met het oog op een efficiënte en transparante werking van de organisatie, het vermijden van fraude en het voorkomen van misbruik van ondernemingsgoederen;
11. Het mogelijk maken van het uitoefenen van de (wettelijke) controleopdrachten van werknemersvertegenwoordigers (vakbondsafvaardiging, Ondernemingsraad en CPBW en kaderraad);
12. Controle op de arbeidsplaats aan de hand van camera’s conform CAO 68 en informatiesystemen conform CAO 81 (bijvoorbeeld in het kader van het beleid rond gebruik van media zoals e-mail en internet);
13. Beveiliging van de site zowel naar aanwezige personen toe als met betrekking tot beveiliging van de individuele productie-installaties en gebouwen op de site;
14. Beheersen van incidenten en crisissituaties onder meer door het gebruik van een alarmcentrale;
15. Bescherming van de goederen van de onderneming;
16. Het beantwoorden van verzoeken tot inlichtingen van enerzijds diverse overheden zoals o.a. sociale inspectie, milieu-inspectie, belastinginspectie en anderzijds op basis van andere wettelijke verplichtingen (o.a. jaarlijkse controle door commissaris-revisor) of ondernemingsinterne rapporteringsverplichtingen (zoals o.m. interne auditactiviteiten);
17. Het instellen, het uitoefenen of het onderbouwen van een rechtsvordering of het zich verdedigen tegen een ingestelde rechtsvordering, en bijgevolg ook het beheer van deze geschillen waarin BASF Antwerpen betrokken partij is. In het algemeen het verdedigen van de belangen van de medewerker en de werkgever ten aanzien van officiële instanties en overheden in het algemeen ook vóór het instellen van een vordering in rechte;
18. Voor studie en onderzoeksdoeleinden (al dan niet geanonimiseerd of gepseudonimiseerd) vb. om de evolutie van absenteïsme na te gaan;
19. Het naleven van de Gedragscode;
20. Interne communicatiedoeleinden;
21. Communicatie tussen medewerkers en met derden en het in het algemeen bewaren van dossiers met het oog op een goede werking en continuïteit van de onderneming.

Indien we de intentie hebben om persoonsgegevens voor andere doeleinden te verwerken, zullen we u hier voorafgaandelijk over informeren.

Voor BASF Antwerpen NV is het verzamelen, bewaren en verwerken van persoonsgegevens geen doel op zich. Alle persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van een legitieme doelstelling die kadert in onze activiteiten als chemische productieonderneming.
Daarom zullen we uw persoonsgegevens hoofdzakelijk verzamelen, bewaren en verwerken:

• Indien wij daartoe een wettelijke verplichting hebben (Art. 6 Lot. 1.c AVG) zoals in het bijzonder in uitvoering van fiscale en sociale wetgeving, de welzijnswetgeving, verplichtingen als SEVESO-bedrijf en havenfaciliteit (ISPS); en/of
• Indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst of een andere in het kader van de arbeidsrelatie afgesloten overeenkomst, zoals in het bijzonder collectieve arbeidsovereenkomsten (Art. 6 Lot 1.b AVG); en/of
• Indien wij van oordeel zijn dat de verwerking van uw   persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van gerechtvaardigde belangen van de onderneming of een derde (vb. een overheidsinstelling) (Art. 6 Lot 1.f AVG), tenzij uw fundamentele rechten, vrijheden of belangen zouden moeten primeren en uw normale en redelijke privacyverwachting zou worden geschonden.
• In dit verband verwerken wij uw persoonsgegevens o.a.
  • Om onze site te beveiligen tegen de toegang door onbevoegden om zo de veiligheid van eenieder te kunnen verzekeren en eventuele misdrijven te kunnen helpen oplossen;
  • In het kader van ons personeelsbeleid om u bijkomende voordelen te kunnen bieden die niet noodzakelijk ook door de wetgeving zijn voorzien;
  • In het kader van groepsmanagement, alsook administratieve processen op lokaal en internationaal niveau;
  • Om de performantie van onze organisatie te verhogen aan de hand van duidelijke en zoveel mogelijk geautomatiseerde processen, door efficiënte controles en duidelijke rollen en verantwoordelijkheden;
  • Om intern te communiceren over het reilen en zeilen binnen de onderneming alsook over de externe wereld met impact op de onderneming.

Wanneer we gevoelige persoonsgegevens verwerken, gebeurt dit met het doel om rechten uit te oefenen en verplichtingen na te komen die kaderen in de arbeidswetgeving, regelgeving inzake arbeidsongevallen, regelgeving op vlak van arbeids(on)geschiktheid, beroepsziekten, welzijnsreglementering (o.m. preventiebeleid, preventieve en arbeidsgeneeskunde, re-integratie, regelgeving op gebied van sociale zekerheid en sociale bescherming (vb. de overdracht van medische gegevens aan aanbieders van gezondheidszorg) (Art. 9 Lot 2.b en h. AVG). Bovendien kan het zijn dat deze bijzondere categorieën van persoonsgegevens noodzakelijk verwerkt moeten worden in het kader van het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of wanneer gerechten handelen in het kader van hun rechtsbevoegdheid (Art. 9 Lot 2.f AVG). Tenslotte kunnen gevoelige persoonsgegevens verwerkt worden op basis van uw toestemming ( Art. 9 Lot 2.a AVG) (o.a. Globale Gezondheidscampagnes binnen de BASF-groep). In uitzonderlijke gevallen zullen wij dan ook uw toestemming vragen alvorens uw persoonsgegevens te verwerken.

Binnen BASF Antwerpen NV worden uw persoonsgegevens enkel gedeeld met personen (vb. uw business partners, uw leidinggevende(n), vertrouwenspersonen) en afdelingen (vb. de Personeelsafdeling, de Preventiedienst, de dienst Site Security, Medische Dienst) die deze informatie nodig hebben in het kader van de uitoefening van hun functie met het oog op het vervullen van contractuele en wettelijke verplichtingen, alsook voor het behartigen van de rechtmatige belangen van de onderneming.
In het bijzonder wordt de toegang tot personeelsdossiers enkel gegeven aan BASF medewerkers en vertegenwoordigers die een gepaste bevoegdheid hebben en nood hebben aan toegang tot die informatie in het kader van de uitoefening van hun functie.
Binnen de BASF Groep worden uw persoonsgegevens enkel gedeeld met andere BASF entiteiten (vb. het Shared Service Center in Berlijn) wanneer deze centrale taken uitvoeren (zoals o.a. loon- en personeelsadministratie of in het kader van de BASF Matrix organisatie). Indien uw persoonsgegevens door een andere entiteit van BASF worden verwerkt, zal dit eveneens in overeenstemming met deze Privacyverklaring gebeuren en enkel voor de hierboven beschreven doeleinden (in welk geval alle verwijzingen naar BASF dienen gelezen te worden als verwijzingen naar deze entiteit).
Om contractuele en wettelijke verplichtingen te vervullen of om de rechtmatige belangen van de onderneming te kunnen realiseren, wordt mogelijks beroep gedaan op externe dienstverleners. Met deze externe dienstverleners maken wij contractuele afspraken over hoe zij moeten omgaan met de persoonsgegevens die wij ter beschikking stellen. De verwerking van uw persoonsgegevens zal ook in deze gevallen enkel kaderen binnen de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring. BASF zal bovendien enkel samenwerken met ondernemingen die de toepasselijke wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens naleven.
In bepaalde gevallen kunnen ICT dienstverleners en hun personeelsleden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is om de goede werking van onze ICT systemen te verzekeren.
Persoonsgegevens kunnen tenslotte worden gedeeld met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de naleving van contractuele en wettelijke verplichtingen als werkgever of als onderneming. Dit zijn onder meer:

• Overheidsdiensten (vb. RSZ, FOD Financiën);
• Inspectiediensten van de bevoegde Federale of Gewestelijke Overheidsdiensten;
• Politiediensten of andere diensten met politionele bevoegdheid;
• Internationale organisaties (vb. Europese Commissie, Europese Fondsen voor het bekomen van subsidies);
• Verplichtingen in het kader van de Antiwitwaswetgeving;
• Hoven en rechtbanken;
• Banken;
• Debiteuren van derden in geval van loonbeslag;
• Informatie- en consultatieverplichtingen ten aanzien van de paritaire organen (vakbondsafvaardiging, ondernemingsraad, comité voor preventie en bescherming op het werk).
   

BASF bewaart uw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, hierbij rekening houdend met de toepasselijke wettelijke bepalingen. In dit verband verwijzen wij naar de KWM-wegwijzer 05.01 Beheer van documenten en registraties.
Omwille van wettelijke verplichtingen (vb. inzake medische dossiers) en algemene verjaringstermijnen worden een aantal persoonsgegevens ook na de beëindiging van uw tewerkstelling bij BASF nog verder bewaard.
De bewaartermijnen van de beelden van onze bewakingscamera’s worden vastgelegd in overleg met de werknemersvertegenwoordigers overeenkomstig de daartoe voorziene procedure in het Arbeidsreglement.
Voor specifieke verwerkingen, en zeker voor die verwerkingen waarvoor toestemming wordt gevraagd, zullen wij u afzonderlijk informeren over de bewaartermijn van uw persoonsgegevens in het kader van die specifieke verwerking.

Op basis van de AVG heb u het recht om inzage te vragen van de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt alsook om deze persoonsgegevens te verbeteren indien deze foutief blijken te zijn. U hebt tevens het recht om in bepaalde omstandigheden te verzoeken om één of meerdere persoonsgegevens te wissen of om de verwerking van bepaalde persoonsgegevens te beperken of te stoppen (ingeval we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming) (zie verder in het bijzonder over het recht om bezwaar te maken). De AVG voorziet tenslotte ook in een recht om uw persoonsgegevens over te dragen. 

Hoe?
Wil u uw rechten aangaande uw persoonsgegevens uitoefenen, moet u een e-mail sturen aan het volgende mailadres: mijnprivacy@basf.com.
Noteer in het onderwerp van uw e-mail uw naam en zeker ook het concrete recht dat u wil uitoefenen (vb. Jan Janssens – Recht op verbetering). Zo kunnen wij vragen rond privacy@basf onderscheiden van het uitoefenen van rechten. In het bericht vermeldt u vervolgens op een bondige wijze wat u concreet verwacht naar aanleiding van uw verzoek. Hoe concreter en specifieker u uw verwachtingen kan omschrijven, hoe sneller wij u kunnen helpen.
U zal naar aanleiding van uw e-mail een uitnodiging ontvangen om u te melden bij een verantwoordelijke. Zorg ervoor dat u zich houdt aan deze afspraak en neem uw identiteitskaart mee. Dit is de meest betrouwbare manier om uw identiteit te controleren (we willen uiteraard voorkomen dat iemand in uw naam rechten uitoefent aangaande uw persoonsgegevens), en dus om misbruiken bij het uitoefenen van deze rechten te voorkomen. Zonder deze identiteitscontrole, worden geen persoonsgegeven overgemaakt.
Na de identiteitscontrole bespreken we samen met u uw verzoek. 
Van zodra uw verzoek voldoende is geconcretiseerd, zal BASF het nodige doen om op korte termijn te antwoorden. Wij doen ons best om ons antwoord binnen de maand te bezorgen. Indien wij bijkomende informatie nodig hebben, zullen we u hierover contacteren. In dat geval zullen we ook aangeven of we meer tijd nodig hebben om uw verzoek te kunnen verwerken.
Het gebruik maken van uw rechten is in principe kosteloos. Afhankelijk van de aard, inhoud, redenen en omvang van uw verzoek, kan het evenwel zijn dat we een vergoeding aanrekenen. Dit zal echter enkel het geval zijn wanneer dit wettelijk toegelaten is en nadat we u hierover informeerden. 
Indien u bezwaar hebt gemaakt tegen het gebruik van persoonsgegevens zullen wij hierover overleg plegen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van de BASF-groep, alsook, indien we uw bezwaar niet onmiddellijk zelf kunnen oplossen ook, met de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit(en). 
Als u niet tevreden bent over de behandeling van uw verzoek, heb u het recht om uw klacht door te sturen aan de bevoegde Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Mail: contact@apd-gba.be
Telefoon: 02 274 48 00, 02 274 48 78 (Eerstelijnshulp voor vragen)
Fax: 02 274 48 35

Wat mag u verwachten (en wat dus niet?)
De wetgever heeft deze rechten in het leven geroepen om ieder van ons de mogelijkheid te geven om misbruik en onoordeelkundig gebruik van persoonsgegevens te voorkomen. Zij beogen met andere woorden te vermijden dat onze privacybeleving en -verwachtingen worden geschonden of dat fundamentele grondrechten en vrijheden worden aangetast.

In het licht van deze doelstelling van de wetgever wensen we volgende zaken onder uw aandacht te brengen:
Elk verzoek tot uitoefening van rechten zal door BASF Antwerpen NV worden beoordeeld op het vlak van redelijkheid en proportionaliteit. Op die basis behouden wij ons het recht voor om buitensporige verzoeken af te wijzen, na overleg met de betrokken medewerker, waarbij wij ons standpunt zullen toelichten. In sommige gevallen zullen we dan weer een afweging moeten maken tussen verschillende fundamentele rechten en vrijheden. Zo kan het zijn dat we een verzoek tot inzage moeten weigeren of in de onmogelijkheid verkeren inzage te verschaffen omdat we anders andere belangen zouden moeten schenden. Dit zal o.a. het geval zijn in situaties waar de informatie die uw persoonsgegevens bevat, ook verwijzingen naar of persoonsgegevens van anderen bevat. Immers, wanneer het redelijkerwijze onmogelijk is om deze informatie af te scheiden van uw persoonsgegevens, zouden we door u inzage te geven, de gerechtvaardigde privacyverwachtingen van die andere personen schenden.
Ook in situaties waar de informatie die uw persoonsgegevens bevat, referenties bevat naar bedrijfsgeheimen die redelijkerwijze niet af te scheiden zijn van uw persoonsgegevens, kunnen wij beslissen om u het recht op inzage te weigeren.
Tot slot zullen wij niet in alle gevallen recht op inzage geven indien uw persoonsgegevens verkregen werden in het kader van een contractuele inbreuk dan wel een overtreding van een wettelijke bepaling. In dezelfde zin zal ook geen inzage worden gegeven indien uw persoonsgegevens voorwerp uitmaken van het zogenaamde “Legal Professional Privilege”, zoals de bevoorrechte correspondentie tussen advocaat en cliënt.

Met betrekking tot de uitoefening van elk recht, kunnen we u tenslotte de volgende info geven:

Als u een klacht hebt over hoe BASF Antwerpen NV uw persoonsgegevens verwerkt, kan u deze klacht steeds richten aan de Data Protection Coordinator van  BASF Antwerpen NV Hij zal uw klacht in volle onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid beoordelen en, voor zover nodig, passende maatregelen nemen. De Data Protection Coordinator kan hiervoor in overleg treden met de Data Protection Officer van de BASF-groep.
U hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de autoriteit voor gegevensbescherming.  
In België is de autoriteit voor gegevensbescherming de volgende:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Mail: contact@apd-gba.be
Telefoon: 02 274 48 00, 02 274 48 78 (Eerstelijnshulp voor vragen)
Fax: 02 274 48 35

Indien we uw persoonsgegevens doorgeven aan een dienstverlener of een andere bedrijf binnen de BASF-groep, die niet gevestigd is in de Europese Unie, worden deze enkel vrijgegeven wanneer de Europese Commissie bevestigd heeft dat het beveiligingsniveau van dit derde land voldoende is of wanneer andere beveiligingsmaatregelen (zoals binding corporate rules of EU standard contractuele voorzieningen) toepasselijk zijn.

BASF streeft hoge standaarden na op vlak van beveiliging van haar informaticasystemen tegen ongeoorloofde toegang. Slechts bevoegde personen hebben toegang tot uw gegevens, op basis van een persoonlijk login en wachtwoord en uitsluitend via een beveiligde internet- of intranetverbinding. Raadpleging van persoonsgegevens is slechts toegestaan aan die personen die daartoe bevoegd zijn en voor zover deze informatie relevant is in het kader van hun specifieke opdracht.
Daarnaast zijn passende technische, fysieke en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of opzettelijke wissing, wijziging of openbaarmaking en tegen misbruik, schade en diefstal. Indien u meer wil weten over deze maatregelen, raadpleeg dan  deze link of contacteer de Data Protection Coordinator.

In de context van uw tewerkstelling bij BASF, bent u verplicht persoonsgegevens over te maken met het oog op het afsluiten, uitvoeren en beëindigen van de arbeidsrelatie. Zonder deze persoonsgegevens zijn wij niet in staat om onze wettelijke verplichtingen als werkgever na te leven, noch om de arbeidsovereenkomst behoorlijk uit te voeren.

Deze Privacyverklaring wordt op regelmatige basis gewijzigd. De meest recente versie is steeds terug te vinden op deze pagina. De datum waarop deze tekst voor het laatst gewijzigd is, vindt u terug in de footer van het document. Gelieve op regelmatige basis na te gaan of er een nieuwe versie gepubliceerd is, aangezien deze wijzigingen van toepassing zullen zijn op uw persoonsgegevens vanaf de datum van hun publicatie.